En el Ministerio de Economía austríaco hicieron los deberes y se pusieron a hacer un análisis de riesgos.
Llegaron a la conclusión de que guardar sus documentos en servidores de una empresa privada en un país extranjero a lo menor no es buena idea.
Parece ser que lo que ha pesado más han sido los requisitos de privacidad (GDPR y NIS2).
Así que 1.200 empleados del Ministerio acaban de migrar a Nextcloud. En solo 4 meses han completado el cambio a infraestructura propia y controlada por ellos.
¿Y qué es eso de Nextcloud? Es una alternativa open source a Microsoft 365 y la puedes instalar en tus propios servidores.
No ha sido una migración total. Microsoft Teams sigue ahí. Pero, oye, es un paso. Todo lo interno (colaboración, datos sensibles) ahora está en sus manos.
1.200 empleados. 4 meses. Migración completada a infraestructura propia.
Y ahora la pregunta que quizá te estés haciendo:
¿Tiene sentido para tu empresa?
Respuesta rápida (y poco satisfactoria): depende.
El Ministerio austríaco no ha hecho el cambio a la ligera. Hicieron un análisis de riesgos/costes y decidieron que era la mejor opción en su caso.
Cosas que debes tener en cuenta
- ¿Por qué quieres hacerlo?
- ¿Almacenas información confidencial o sensible en estas «nubes» de otras empresas (como Microsoft, Google, Dropbox, etc.)?
- ¿Estos servicios cumplen con la RPGD?
- ¿Sabes si los servidores están fuera de la UE?
- ¿Cuánto es el coste de usar este servicio?
- ¿Tienes equipo técnico interno o presupuesto para gestionarlo?
- Aunque no son habituales, se han dado casos de interrupciones de estos servicios ¿qué coste tendría para tí esta interrupción?
Cuando no deberías pasarte a NextCloud
Cuando NO deberías migrar
- Si no tienes equipo técnico y tampoco presupuesto para externalizarlo.
- Si tus empleados ya están acostumbrados y el cambio les va a mermar la productividad.
- Si tu negocio no maneja datos críticos.
- Si pagas menos de 200€/mes en licencias.
Nuestro caso
Nosotros tomamos la decisión de recuperar el control de nuestros datos.
Pero no porque odiemos a Microsoft o Google. Sino porque nos hicimos las preguntas incómodas y las respuestas no nos gustaron.
Así que estamos recuperando el control de nuestros datos, paso a paso.
Lo que más pesó fue:
- Firmamos datos de confidencialidad con nuestros clientes. Compartir sus datos con terceros requiere de permisos y burocracia.
- Tenemos un equipo propio que lo puede gesitonar.
- Tenemos información propia sensible que preferimos que no viaje a servidores que no nos generan confianza y que no queremos que se use para entrenar una AI. Al fin y al cabo son empresas que no se han hecho famosas por respetar los datos de sus clientes.
Lo que apenas influyó en la decisión:
- El coste de las licencias: somos un equipo pequeño y el coste de las licencias no supone apenas dinero.
Resumen
No es una decisión que debas tomar a la ligera. Hay pros y contras. Deberías analizar tu situación para tomar la mejor decisión para tu empresa.
Si no sabes por dónde empezar a hacerte estas preguntas busca a alguien que te ayude, alguien que entienda tu negocio, conozca las opciones tecnológicas, y no tenga conflicto de interés con ningún proveedor.